Så dokumenterar du referenskontroller i upphandlingen

Därför hör referenskontroller till leverantörsprövningen

Prövningen av leverantören består enligt Upphandlingsmyndigheten av två moment: uteslutning och kvalificering. Båda handlar om att bedöma om leverantören är lämplig att klara och genomföra ett kontrakt. Kvalificeringen prövar tre områden: behörighet att utöva yrkesverksamhet, viss ekonomisk och finansiell ställning samt viss teknisk och yrkesmässig kapacitet. Referenskontroller används för att verifiera uppgifter inom dessa områden, särskilt uppgifter om utförda uppdrag och teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Uteslutningsprövningen bygger i stället på domar och beslut. Upphandlingsmyndigheten anger att en dom måste ha vunnit laga kraft för att ligga till grund för obligatorisk uteslutning, och att en dom som meddelats för mer än fem år sedan inte får läggas till grund för uteslutning. Skyldigheten att utesluta gäller också en leverantör som inte fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter, om bristen har fastställts i en dom eller ett beslut som vunnit laga kraft. Referenskontroller ersätter inte den prövningen, men de hör hemma i samma underlag och i samma ärende.

Bestämmelserna finns i LOU: 12 kap. om kommunikation, information till leverantörer och dokumentation, 13 kap. om uteslutning av leverantörer, 14 kap. om kvalificering och 15 kap. om egen försäkran och utredning om leverantörer.

Koppla varje referensfråga till ett ställt krav

En upphandlande myndighet måste inte ställa kvalificeringskrav på leverantören – det är frivilligt enligt Upphandlingsmyndigheten. Om ni ställer krav ska de vara anpassade och väl avvägda mot kontraktet och den aktuella marknaden. Eftersom referenskontrollen följer upp kraven, måste varje referensfråga kunna härledas till ett bestämt krav i upphandlingsdokumenten.

Bygg underlaget som en tabell där varje kvalificeringskrav får en eller flera frågor. Krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet i form av utförda uppdrag av viss typ motsvaras av frågor till referensen om uppdragets art, omfattning, utförandeperiod och leverantörens roll. Krav på ekonomisk och finansiell ställning hämtas normalt från årsredovisning, kreditupplysning eller motsvarande handling, medan referenssamtalet bekräftar genomförandet av det kravet avser. En fråga som inte kan kopplas till ett ställt krav saknar förankring om svaret senare måste förklaras i dokumentationen.

Ställ samma frågor till alla referenser som avser samma krav och bestäm i förväg vad som räknas som uppfyllt respektive inte uppfyllt. Frågor som bjuder in referensen till allmänna omdömen om leverantören eller konkurrenter ger svar som är svåra att jämföra och försvara.

Viktiga regler från LOU och myndigheter

Förbered referenskontrollen innan anbuden kommer

Upphandlingsmyndigheten råder er att sätta samman en arbetsgrupp innan upphandlingen börjar och att identifiera vilka kompetenser och resurser som behövs. Exempel är beställare i verksamheten, upphandlare, jurister, miljösamordnare, säkerhetsamordnare och ekonomer. Tidig involvering ger flera perspektiv och minskar risken för korruption som ensamarbete innebär. Bestäm redan då vem som ansvarar för referenskontrollerna, vem som är ersättare och vem som fattar det slutliga beslutet om ett referenssvar.

Myndigheten lyfter fram att förberedelsen ska hantera risker för jäv och korruption samt informera om sekretess vid upphandling. I praktiken: kontrollera att den som kontaktar referenserna inte har koppling till någon anbudsgivare, att den som tar emot svaren inte är ensam om bedömningen, och att samtalen förs på en plats och i en kanal där uppgifterna inte sprids vidare.

Enligt Upphandlingsmyndigheten ska tids- och aktivitetsplanen ge en överblick över aktiviteter före, under och efter upphandlingen, och den kan behöva revideras efter hand. Lägg in referenskontrollerna som egna aktiviteter efter anbudsöppning och efter granskning av egen försäkran, med tid för påminnelser och nya kontaktförsök innan utvärderingen ska vara klar.

Samla bevisen i en spårbar referenslogg

För varje kontrollerad referens: leverantörens namn och anbudets identitet eller diarienummer, referenspersonens namn, befattning och kontaktuppgifter, uppdragets namn och omfattning, utförandeperiod samt vem hos er som genomförde kontrollen. Ange kontaktväg, datum och tidpunkt för samtalet och hur referenspersonen verifierades.

Logga frågorna och svaren och markera vilket krav i upphandlingsdokumenten varje fråga avser att verifiera. Avsluta posten med er bedömning och en hänvisning till var i anbudet uppgiften finns som kontrollen gäller. Då kan en utomstående läsa raden och själv se sambandet mellan krav, fråga, svar och slutsats.

Dokumentera under samtalet – inte efteråt

Anteckna medan samtalet pågår. Skriv ned vad referensen säger i klarspråk och markera om formuleringen är ett citat eller er egen sammanfattning. Fyll på datum, omfattning och roller direkt – siffror och tidpunkter som är lätta att blanda ihop i efterhand är just de som ska bära bedömningen.

Håll isär fakta och bedömning. Fakta är vad referensen uppger om uppdraget, till exempel vad som utfördes och när. Bedömningen – om svaret innebär att kravet är uppfyllt – görs efter samtalet av den ansvariga. Referenspersonen ska inte tillfrågas om leverantören "klarade kravet".

Om referensen lämnar en uppgift som avviker från anbudet eller om två referenser motsäger varandra: dokumentera båda uppgifterna, ställ följdfrågor och gör vid behov ytterligare kontroller. Framstår en uppgift som motstridig är det normalt rimligare att först låta leverantören förtydliga innan uppgiften läggs till grund för ett beslut.

Negativa besked och uteblivna svar dokumenteras på samma sätt som bekräftande svar. Om ingen kontakt kan uppnås, notera kanal, datum, tidpunkt och antal försök, så att det framgår att kontrollen genomfördes även om den inte gav något svar.

Lyft in referenskontrollerna i den individuella rapporten

Enligt Upphandlingsmyndigheten ska en upphandlande myndighet vid upphandling över tröskelvärdet skapa en individuell rapport för varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. Det gäller även upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga 2 när upphandlingens värde är högre än tröskelvärdet för sådana upphandlingar. Rapporten ska vara upprättad senast 30 dagar efter att organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen.

Rapporten ska bland annat innehålla namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts, namnen på dem som inte godtagits och skälen till det, samt namnet på den leverantör som tilldelats kontraktet och skälen till att just dennes anbud valts. Referenskontrollerna kan utgöra en del av just dessa skäl.

I rapporten: hänvisa till referensloggen med diarienummer eller motsvarande identitet, ange vilka krav kontrollen avsåg och vad den visade, och sammanfatta bedömningen i en eller ett par meningar. Om en referenskontroll lett till att en leverantör inte godtagits eller inte valts, ska skälet framgå av rapporten tillsammans med vad kontrollen avsåg att verifiera.

Uppfyll dokumentationsplikten även vid mindre upphandlingar

Enligt Konkurrensverket ska upphandlande myndigheter och enheter enligt upphandlingsreglerna dokumentera upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor. Skyldigheten gäller alltså även upphandlingar där kravet på individuell rapport inte är tillämpligt, eftersom den individuella rapporten enligt Upphandlingsmyndigheten hör till upphandlingar över tröskelvärdet.

Samla loggar, anteckningar och svar från referenskontroller i ärendet med samma identitet som övriga handlingar, så att underlaget kan plockas fram om upphandlingen ifrågasätts i efterhand.

Kvalitetssäkra och bevara dokumentationen

Upphandlingsmyndigheten anger att dokumentationsreglerna finns för att skapa spårbarhet och öppenhet i upphandlingen. Det ger ett praktiskt mått på kvaliteten: en utomstående ska kunna följa hur ett krav prövades mot en referens och varför slutsatsen blev den. Läs därför igenom loggen med den frågan som test.

Låt en annan person än den som ringde referenserna granska referensloggen innan beslut fattas, särskilt när ett svar lett till att en leverantör inte godtagits. Versionssätt och datera loggen, förvara den i upphandlingsakten med diarienummer och behåll även råanteckningar och utskrifter av e-post till dess att ärendet är avslutat.

Bevarandetiden bör följa organisationens dokumenthanteringsplan, så att referensloggar och den individuella rapporten kan tas fram vid uppföljning, revision eller granskning i efterhand. Eftersom syftet är spårbarhet och öppenhet är det bättre att spara en fullständig logg än en sammanfattning som saknar koppling till kraven och anbudet.