Så utformar du referensfrågor för att verifiera erfarenhet

Syftet med referensfrågor när du ska verifiera erfarenhet

Referenstagningen har flera funktioner: verifiera uppgifter om tidigare anställningar och utbildningar, reda ut frågetecken från intervjun och ge kompletterande bild av personlighet, karaktär samt utifrånperspektiv på arbetsprestation, kapacitet och potential (Refapp). Frågebatteriet behöver därför skilja på två typer: faktafrågor om CV och meriter, och frågor om hur kandidaten har presterat.

Referenssamtalet kan också utforska om referenten vill arbeta med kandidaten igen, och ge underlag för rekryterande chefs onboarding (Refapp). Bestäm före samtalet varje frågas syfte: verifiera en uppgift, fördjupa en intervjuobservation eller ge underlag för introduktionen.

Utgå från kravprofil och jobbanalys innan du formulerar frågorna

Frågorna ska utgå från tjänstens kravprofil eller jobbanalys. Enligt Refapp måste frågor om personliga egenskaper alltid vila på en jobbanalys; annars riskerar informationen om kandidaten att bli irrelevant. Referensfrågorna varierar därför med vilken typ av tjänst som ska tillsättas.

Arbeta så här: plocka ut de avgörande kraven i kravprofilen och skriv minst en referensfråga per krav i stället för att återanvända ett färdigt frågebatteri. Enligt Refapp får du en röd tråd genom rekryteringsprocessen om referenstagningen använder samma kompetensramverk som övriga urvalsmetoder.

Så bygger du referensfrågorna – steg för steg

Verifiera relation, tid och formell roll

Inled med att klargöra referentens yrkesmässiga relation till kandidaten: ”Vilken relation har du till kandidaten?”, ”Vad har ni haft för yrkesmässig relation (t.ex. chef/kollega)?”, ”Hur länge arbetade du och kandidaten tillsammans?”, ”Hur länge sedan var det ni arbetade tillsammans?” och ”Har ni haft en privat relation utöver era respektive arbetsroller?” (referenstagning.se). Refapp har motsvarande frågor: ”Vilken yrkesmässig relation har du till kandidaten?”, ”När hade ni er yrkesmässiga relation?” och ”Hur länge varade er yrkesmässiga relation?”.

Gå sedan till den formella rollen: ”Vilken position har/hade kandidaten?” och ”Vilka var kandidatens arbetsområden samt befogenheter/ansvarsområden?” (referenstagning.se). Syftet är att kontrollera att referenten hade insyn i just den roll som ska verifieras, och att CV:ts uppgifter om befattning, period och ansvarsomfattning stämmer.

Checklista: verifiera relation, tid och formell roll

Ställ frågor som bekräftar arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter

Låt referenten beskriva rollen med egna ord: ”Kan du ge en kort beskrivning av de arbetsuppgifter/ansvarsområden som kandidaten hade när ni jobbade tillsammans?” (Refapp) och ”Vilka var den sökandes huvudsakliga arbetsuppgifter under den tid ni arbetade ihop?” (referenstagning.se). Lägg till ”Fick kandidaten nya ansvarsområden under tiden som ni arbetade tillsammans?” (referenstagning.se) för att fånga om erfarenheten breddades under anställningen.

Fördjupa med vad rollen faktiskt innehöll: ”Vilka arbetsuppgifter klarar kandidaten bäst?” och ”Vilka arbetsuppgifter tycker personen bäst om?” (referenstagning.se). KI:s exempelmaterial för referenstagning använder samma typ av fråga: ”Vilken typ av arbetsuppgifter tycker du att X är bäst på?”

Låt referenten beskriva vad kandidaten gjorde, i vilken omfattning och med vilket mandat. Jämför med vad kandidaten själv uppgett i intervju och CV. Konkreta beskrivningar ger underlag för att verifiera erfarenheten; allmänna omdömen gör det inte.

Utforska arbetsprestation, kvalitet och resultat med beteendefrågor

Enligt Refapp visar forskning att arbetsrelaterade beteendefrågor bäst samlar information om personliga egenskaper. Refapp rekommenderar att i så stor utsträckning som möjligt använda skal- och flervalsfrågor. Exempel på påståenden som referenten bedömer med skalor: ”Kandidaten arbetar snabbt och effektivt”, ”Kandidaten utför arbetet i tid”, ”Resultatet av kandidatens arbete håller en hög standard”, ”Kandidaten sätter upp höga mål för sig själv” och ”Kandidaten når uppsatta mål”.

Komplettera med öppna frågor om kvalitet och leverans: ”På vilket sätt levererar personen i förhållande till kvalitet och resultat av utfört arbete?”, ”Hur skulle du bedöma kvaliteten på kandidatens arbete?”, ”Vad var bra respektive mindre bra?”, ”Kan du ge exempel på något som den sökande åstadkommit som har varit särskilt positivt/framgångsrikt i arbetet?”, ”Håller kandidaten vanligtvis deadlines?” och ”Hur skulle du bedöma kvaliteten på kandidatens arbete jämfört med andra i motsvarande roll?” (referenstagning.se).

Som jämförbart underlag listar referenstagning.se också en betygsskala där referenten bedömer kandidatens engagemang, ansvarstagande, noggrannhet, sociala förmåga, självständighet, samarbetsförmåga, intresse av att lära sig nya saker, förmåga att ta egna initiativ, förmåga att hantera stress och förmåga att hantera motgångar.

Tio områden referenten kan betygsätta på en skala

Koppla frågorna till kompetenser och utveckling i rollen

Fråga direkt om kompetensnivån och förmågan att växa i rollen: ”Hur kunnig/kompetent inom sitt område var kandidaten?”, ”Hur klarade kandidaten av att ta sig an nya uppgifter?” och ”Vilka förutsättningar tror du den sökande har för den aktuella tjänsten?” (referenstagning.se). Frågan om förutsättningar för den aktuella tjänsten binder ihop verifieringen av tidigare erfarenhet med rollen du rekryterar till.

KI:s exempelmaterial för referenstagning visar hur frågan följs upp direkt med en begäran om exempel: ”Hur upplever du X initiativförmåga och engagemang? Kan du ge något exempel?” På samma sätt kan ”Vilka var kandidatens främsta egenskaper och förmågor?” och ”Vilka styrkor, professionellt och personellt, skulle du säga är utmärkande hos den sökande?” (referenstagning.se) ringa in både bredd och djup i erfarenheten.

Formulera frågorna konkret och undvik generiska standardfrågor

Frågor som ”Var de bra att arbeta med?”, ”Skulle du rekommendera dem?” och ”Höll de deadlines?” kallas i en artikel om byråreferenser för generiska standardfrågor. De ger referenten möjlighet att svara med ett allmänt omdöme utan att redogöra för vad kandidaten faktiskt gjorde.

Följ alltid upp ett betyg med en begäran om ett konkret exempel. KI:s exempelmaterial använder ”Kan du ge något exempel?”, och referenstagning.se har motsvarande uppföljning i sitt frågebibliotek (”Kan du ge exempel på …”). Bind frågan till en situation ur kravprofilen: i stället för att fråga om kandidaten höll deadlines, låt referenten betygsätta ett påstående om tidshållning och sedan beskriva en situation där tidsplanen var pressad.

Generisk standardfråga eller konkret verifieringsfråga?

Sammanställ svaren och använd dem i beslutet

Sammanställ referenssvaren i ett dokument och använd dem som del av beslutsunderlaget. Notera vilken yrkesmässig relation referenten hade till kandidaten, när och hur länge de arbetade tillsammans samt vilken position och vilka befogenheter kandidaten hade.