Referenskontroll vid inköp: så begär och bedömer du referenser

Varför referenskontroll behövs i inköpsprocessen

Referenskontroll skapar trygghet och minskar risken att organisationen ”köper grisen i säcken”. Inom offentlig upphandling är det snarare regel än undantag att leverantörer ska uppge referenser. Syftet är bland annat att försäkra sig om att leverantören inte bara uppfyller krav på ekonomisk kapacitet, utan även har teknisk kapacitet och erfarenhet av liknande uppdrag.

Referenser fungerar som en form av bakgrundskontroll. De bekräftar uppgifter om roller, ansvarsområden och tidigare arbetsuppgifter och ger andras omdöme om kompetens och prestation. Referenskontrollen bör därför kopplas till det som faktiskt ska verifieras i det enskilda inköpet, till exempel teknisk och yrkesmässig kapacitet, erfarenhet av liknande uppdrag, samarbete, problemlösning och leveransförmåga.

Referenskontroll ersätter inte andra delar av inköpsprocessen. Den är ett komplement som kan bekräfta mönster och ge exempel från verkliga arbetssituationer, men den måste hanteras inom ramen för upphandlings- eller inköpsprocessens krav och dokumenteras på ett granskningsbart sätt.

Referenskontroll i inköpsprocessen – så går du från behov till dokumentation

När i inköpsprocessen referenser gör mest nytta

En upphandling ska genomföras i två steg: leverantörskvalificering och anbudsutvärdering. Dessa två steg får inte sammanblandas. Vanligast är att krav på referenser används inom ramen för kvalificering av leverantören. I LOU regleras kvalificeringskrav i 14 kap., och enligt 14 kap. 1 § får en upphandlande organisation ställa krav på att leverantören ska vara kvalificerad i vissa avseenden. Sådana krav får endast avse behörighet att utöva yrkesverksamhet, ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Referenser vid kvalificering har uttryckligen reglerats i LOU. En allmänt rådande uppfattning är att möjligheten att begära referenser inte är begränsad när syftet är att bedöma om leverantören är kvalificerad att utföra det avtal som upphandlingen avser – förutsatt att referenserna avser att kontrollera den typ av krav som är tillåtna och att kraven i övrigt är förenliga med de upphandlingsrättsliga principerna.

Referenser kan också förekomma vid utvärdering av anbud, men där är utrymmet mer omstritt och har varit föremål för rättslig prövning. Utrymmet att använda referenser vid kvalificering är sannolikt större än vid utvärdering. Om referenser används i utvärderingen måste det framgå av upphandlingsdokumenten och hanteras korrekt.

Krav på referenser bör läsas och övervägas noga, eftersom de ofta är beroende av andra krav och villkor i upphandlingen. Se därför inte referenskravet isolerat, utan koppla det till vad som ska verifieras i kvalificeringen eller, om det är tillåtet och tydligt reglerat, i utvärderingen.

Referenser vid kvalificering jämfört med utvärdering

Så utformar du referenskrav och frågor som ger användbara svar

Utforma referenskravet med utgångspunkt i det som ska verifieras. Gäller upphandlingen teknisk och yrkesmässig kapacitet bör referenserna avse just teknisk kapacitet och erfarenhet av liknande uppdrag. Ställer uppdraget särskilda krav på roller, samarbete eller problemlösning bör referensfrågorna ge underlag för att belysa dessa aspekter.

Ställ frågor som ger beteenden och exempel, inte bara ja eller nej. Låt referenten beskriva konkreta situationer: vilken roll leverantören eller nyckelpersonen tog i grupper, hur utmaningar hanterades, hur samarbetet fungerade och hur ansvar togs. Frågor om samarbetsförmåga, konflikthantering och ansvar ger ofta mer användbara svar än allmänna omdömen.

Exempel på frågor kan vara: Kan du ge ett exempel på hur leverantören hanterade ett problem eller en konflikt i uppdraget? Hur såg leverantörens roll och ansvar ut jämfört med vad som var avtalat? Hur fungerade samarbetet med er organisation eller andra parter? Vilka delar av uppdraget levererades enligt plan, och vad gjorde leverantören när något inte gick enligt plan?

Anpassa frågorna efter uppdragets art och undvik ledande frågor. Referenten bör kunna uttala sig om det som efterfrågas, och om referenskontrollen används som en del av en jämförande bedömning bör frågorna vara desamma för alla referenter.

Referensfrågor som ger användbara svar

Praktisk inhämtning: telefon, mejl eller strukturerat webbformulär

Referenser kan inhämtas direkt via samtal eller mejl. Ett strukturerat webbformulär kan effektivisera insamlingen: egna frågor skickas direkt till referenten, och uppgifterna samlas och lagras och kan hämtas hem. Ett sådant arbetssätt har lyfts fram som ett sätt att vara innovativ och effektiv i referenstagning i upphandlingar.

Metoden behöver vara objektiv, dokumenterad och hanterad i enlighet med inköpsprocessens krav. Om ett webbformulär används bör frågorna vara strukturerade och likvärdiga för referenterna, och svaren bör hanteras på ett enhetligt sätt så att bedömningen inte blir godtycklig.

Kvalitetssäkra kontaktuppgifter och relation innan referenten kontaktas. Referenten bör känna till uppdraget och ha insyn i det arbete som ska bedömas. Dokumentera när och hur referenten kontaktades, vilka frågor som ställdes och vilka svar som lämnades.

Bedöm referenssvaren utan att övertolka dem

Referenssvar är subjektiva och ska inte tolkas som en definitiv sanning. Referenten delar sin högst subjektiva bild av leverantören och dess prestation. Det innebär att referenssvar kan bekräfta mönster och ge exempel från verkliga arbetssituationer, men de bör inte ensamma avgöra en bedömning.

Väg in referensens relation till leverantören, hur nära uppdraget ligger i tid och hur relevant det är för det som ska upphandlas. En referens som har haft nära insyn i liknande arbete kan ge mer användbara exempel än en referens som bara känner till leverantören ytligt.

Om referenssvar är motstridiga kan det vara lämpligt att söka fler referenser, ställa fördjupande frågor eller väga svaren mot andra delar av underlaget. Bedömningen bör utgå från vad referenten faktiskt kan uttala sig om, och vad som är allmänna omdömen respektive konkreta iakttagelser.

Checklista för att bedöma referenssvar

Fallgropar: onåbara referenser, egenreferenser och luckor i underlaget

Om en referens inte går att nå måste möjligheten att i efterhand komplettera med referenser avgöras utifrån upphandlingsdokumentens utformning. Frågan om ett anbud kan förkastas om en lämnad referens inte kan nås behöver också bedömas mot vad som framgår av upphandlingsdokumenten.

En upphandlande organisation kan använda den egna organisationen som referens. Det finns inte något hinder i LOU mot det, så länge referenstagningen sker på ett objektivt sätt. En sådan referenstagning måste dock framgå av upphandlingsdokumenten och ske objektivt så att de grundläggande upphandlingsprinciperna inte överträds. Användning av egna referenser får inte ske på ett sätt som innebär att bestämmelserna om uteslutning i LOU kringgås.

Rättsläget kring egna referenser har beskrivits som oklart i avsaknad av vägledande praxis från högsta instans, och avgöranden från förvaltningsdomstolarna går i olika riktningar. Hur kravet utformas och tillämpas i det enskilda fallet bör vara av avgörande betydelse för om agerandet är tillåtet.

En annan fallgrop är slentrian. Referenskrav ställs förhållandevis slentrianmässigt och utformas ofta likartat, vilket kan leda till att leverantörer besvarar kraven utan att närmare överväga vad som faktiskt efterfrågas. Om referenskravet inte är tydligt kopplat till andra krav och villkor i underlaget ökar risken för luckor och godtyckliga bedömningar.

Egna referenser: möjligheter och risker

Dokumentera och följ upp referenskontrollen

Dokumentera referensfrågor, svar, bedömningar och eventuella kompletteringar så att inköpsbeslutet går att granska i efterhand. Om ett webbformulär används kan svaren samlas och lagras, vilket ger spårbarhet i referenskontrollen.

Se till att referenserna används på avsett sätt och inom rätt del av processen. Referenskrav bör vara tydliga, kopplade till övriga krav och villkor, och inte användas som ett separat beslutsunderlag utanför den ordning som framgår av upphandlings- eller inköpsunderlaget.

Följ upp att referenskontrollen genomfördes enligt den metod som beslutats, att alla referenter behandlades likvärdigt och att egna referenser, om sådana används, hanterades objektivt och i enlighet med underlaget. På så sätt blir referenskontrollen en granskningsbar del av inköpsprocessen i stället för ett löst samtal vid sidan av.