Inköpsprofiler: så kartlägger du leverantörsmarknaden inför upphandling

Varför kartlägga leverantörsmarknaden före upphandling?

En inköpsprofil är en strukturerad bild av en tänkbar leverantör: vad den kan leverera, var den verkar, hur den presterar och vilka risker den är förknippad med. Genom att bygga profiler tidigt skapas ett underlag för att förstå marknaden innan krav, utvärderingsmodell och avtalsvillkor låses.

Source-to-Contract (S2C) är en del av strategiskt inköp och täcker delprocesserna behov och analys, genomförande och inköpsauktioner, tilldelning av upphandlingar och efterföljande avtalshantering enligt Onventis. Målet är inte bara besparingar utan också ökad avtalsefterlevnad och effektivitet i hela inköpsprocessen.

Strategiskt inköp handlar om att långsiktigt säkerställa leveranser under fördelaktiga förhållanden, minska leveransrisker och öka transparensen. En tidig marknadskartläggning hjälper därför inköpsfunktionen att ställa relevanta krav och välja rätt upphandlingsstrategi.

Fördelar och nackdelar med tidig marknadskartläggning

Utgå från behovet och avgränsa inköpskategorin

Kartläggningen börjar i behovet. Onventis beskriver att varje inköpsprocess börjar med att identifiera behoven hos företaget, enskilda avdelningar eller behovsbärare. Behovsanalysen avgör vilken kategori som är aktuell och vilka leverantörsprofiler som är relevanta att ta fram.

Avgränsa kategorin utifrån vad som ska köpas: vara eller tjänst, förväntade volymer, geografisk räckvidd, tekniska och kommersiella krav, hållbarhetsaspekter och önskad avtalsperiod. Ju tydligare behovet är formulerat, desto lättare är det att skilja mellan leverantörer som faktiskt kan möta behovet och sådana som bara delvis matchar.

I S2C-processens behovs- och analysfas är syftet att skapa en hållbar upphandlingsstrategi som utgår från organisationens övergripande mål. Det innebär att marknadskartläggningen inte är ett isolerat inköpssteg, utan en del av arbetet med att koppla behov, marknad och risk till kommande krav och avtal.

Samla marknadsinformation genom RFI och leverantörsdialog

Onventis lyfter att ett behov kan uppstå att söka information från leverantörsmarknaden genom så kallade Requests: RFI, RFP och RFQ. Sådana förfrågningar kan användas för att få en bild av marknaden utan att binda sig till en viss leverantör eller lösning.

RFI (Request for Information) används för att samla in information om leverantörers förmåga och marknadens sammansättning. RFP (Request for Proposal) kan användas när ni vill få lösningsförslag, och RFQ (Request for Quotation) när ni vill begära in priser. I en marknadsdialog är det ofta RFI och tidiga, strukturerade frågor som ger mest värde.

Ställ frågor om förmåga, kapacitet, innovationskraft, hållbarhet, geografisk täckning, referenser i relevanta miljöer och avtalsförmåga. Dokumentera svaren systematiskt så att de kan jämföras och återanvändas i behovsanalys, kravspecifikation och riskbedömning.

Skillnader mellan RFI, RFP och RFQ i marknadsdialog

Så bygger du en användbar inköpsprofil

En användbar leverantörsprofil bör innehålla identitet och juridiskt namn, organisationsform, kontaktvägar och eventuell koncern- eller ägarstruktur. Den bör också beskriva tjänste- eller produktområde, branschvana och vilken typ av uppdrag leverantören normalt åtar sig.

Lägg till kapacitetsfält: produktions- eller leveransförmåga, nyckelkompetens, beroenden av underleverantörer, skalbarhet och geografisk täckning. Komplettera med kvalitets- och hållbarhetsfält, till exempel certifieringar, miljö- och sociala åtaganden, arbetsmiljöarbete och innovation.

Risk- och avtalsfält är minst lika viktiga: ekonomisk stabilitet, incidenthistorik, efterlevnad av lagkrav, försäkringar, beredskap för avbrott och förmåga att leva upp till avtalsvillkor. Knyt varje fält till behovsanalysen och till den framtida avtalsuppföljningen.

Profilen bör också stödja kostnadsbedömning. Onventis nämner TCO (total cost of ownership), eller total ägandekostnad, som en metod för att välja leverantör. Genom att samla in uppgifter om pris, livscykelkostnader, utbildning, drift, underhåll och avveckling redan i profilen blir jämförelsen mer rättvisande.

Analysera och jämför leverantörsmarknaden

När profilerna är ifyllda kan de användas för att bedöma konkurrensen i kategorin. Finns det flera leverantörer som kan möta behovet, eller är marknaden koncentrerad? Hur ser inträdesbarriärer, kapacitet och geografisk täckning ut? Sådana frågor påverkar valet av upphandlingsstrategi.

Använd profilerna för att värdera risk: leveransrisk, kvalitetsrisk, hållbarhetsrisk, ekonomisk risk och risk för inlåsning. Onventis beskriver att strategiskt inköp bland annat handlar om att minimera leveransrisker och öka transparensen i inköpsprocessen.

Jämför också kostnad över livscykeln. Onventis anger att de bästa leverantörerna väljs ut genom metoder som TCO eller inköpsauktioner. Segmentera marknaden efter strategisk betydelse och ange vilka leverantörer som bör kontaktas i nästa steg, vilka som bör följas över tid och vilka som inte är relevanta.

Särskilt om offentlig upphandling: transparens, konkurrens och hållbarhet

Offentlig upphandling är den process som offentliga organisationer använder för att göra inköp, och den omfattas av särskilda regler enligt Upphandlingsmyndigheten. Upphandlingen ska säkerställa att offentlig sektor öppnar upp sina inköp för konkurrens, att skattemedel används så effektivt som möjligt och att företag inom EU kan göra affärer med offentlig sektor på lika villkor. Vid annonserade upphandlingar får allmänheten ökad insyn i hur skattemedlen används.

Till skillnad från privat sektor finansieras offentliga inköp med allmänhetens pengar, vilket innebär striktare regler. En upphandlande organisation kan exempelvis inte vända sig direkt till en tidigare leverantör eller någon de hört gott om. Offentlig upphandling tar också ofta längre tid än ett privat inköp, särskilt större upphandlingar, och beroende på värdet gäller olika regler. Mindre affärer, så kallade direktupphandlingar, liknar mer ett inköp i privat sektor.

Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling innehåller bland annat kapitel om tröskelvärden, upphandlingsförfaranden, tekniska krav, annonsering, kommunikation och dokumentation, uteslutning av leverantörer, kvalificering, utvärdering och tilldelning, fullgörande av kontrakt, direktupphandling samt avtalsspärr, överprövning och skadestånd.

Offentlig upphandling kan samtidigt bidra till hållbar samhällsutveckling. Upphandlingsmyndigheten uppger att svensk offentlig upphandling omsätter över 1 000 miljarder kronor årligen, drygt en sjättedel av Sveriges BNP. När upphandling används strategiskt finns möjligheter att efterfråga socialt och miljömässigt hållbara produkter och tjänster och att använda leverantörers innovationsförmåga. Regeringen har tagit fram en nationell upphandlingsstrategi för detta.

Statistik om offentlig upphandling i Sverige

Från kartläggning till upphandlingsstrategi och avtalshantering

Leverantörsprofilerna bör omsättas i konkreta krav och en utvärderingsmodell. Fält som kapacitet, kvalitet och hållbarhet kan bli kvalificeringskrav eller tilldelningskriterier, medan risk- och avtalsfält kan ligga till grund för kontraktsvillkor och uppföljningsplan.

S2C-processen enligt Onventis sträcker sig från behov och analys via genomförande och inköpsauktioner till tilldelning av upphandlingar och efterföljande avtalshantering. Avtalshanteringen avslutar S2C och startar den operativa upphandlingsprocessen.

Planera därför redan i kartläggningen för hur avtalet ska följas upp: vem ansvarar, vilka nyckeltal följs, hur ofta sker uppföljning och hur hanteras avvikelser. Onventis framhåller att inköp behöver se över och följa upp leverantörens prestation och säkerställa att avtalen efterlevs inom organisationen.

Checklista för kartläggningen

Behov: Beskriv vad som ska köpas, av vem det behövs och vilket problem inköpet ska lösa.

Kategori: Avgränsa varu- eller tjänstekategori, volymer, geografi, avtalsperiod och hållbarhetsaspekter.

Marknadsdialog: Bestäm om RFI, RFP eller RFQ behövs och vilka frågor som ska ställas.

Profilfält: Samla identitet, tjänsteområde, kapacitet, geografisk täckning, kvalitet, hållbarhet, risk och avtalsförmåga.

Riskbedömning: Bedöm leverans-, kvalitets-, hållbarhets-, ekonomi- och inlåsningsrisk.

Hållbarhetskrav: Identifiera relevanta sociala och miljömässiga krav samt möjligheter till innovation.

Dokumentation: Dokumentera källor, dialoger och bedömningar så att de kan användas i upphandlingen.

Nästa steg: Välj upphandlingsstrategi, utvärderingsmodell och plan för avtalsuppföljning.