Så bygger du en kravprofil för en leverantörskategori

Kravprofil för en leverantörskategori – vad det innebär

En kravprofil för en leverantörskategori samlar de krav som styr alla inköp i kategorin: från behovsformulering och förfrågningsunderlag till kontrakt och uppföljning. Vägledningen SS-ISO 20400:2017, Hållbar upphandling – Vägledning, hjälper till att integrera hållbarhet i den processen. Enligt SIS är dokumentet vägledande, inte en kravstandard med certifieringsmöjlighet, och omfattar 60 sidor. Inför publiceringen uppgav Upphandling24 att standarden skulle innehålla cirka 200 rekommendationer.

Standarden spänner över hela inköpsprocessen – från behov till att tjänsten upphör eller varans livslängd är över, enligt Björn Nilsson, projektledare vid SIS. Den utgår från ISO 26000 om socialt ansvarstagande och togs fram med svenskt deltagande; SIS släppte den svenska versionen 2017.

Nyckelinformation om SS-ISO 20400:2017

Utgå från behov, policy och strategi

SS-ISO 20400 ger råd om hur hållbarhet integreras i inköpspolicy och strategi, och hur arbetet sedan bedrivs i inköpsfunktionen genom hela processen. Standarden beskriver att varje organisation har miljömässig, social och ekonomisk påverkan och kopplar upphandling till möjligheten att bidra till FN:s globala mål för hållbar utveckling. Kravprofilen bör därför härledas till organisationens inköpspolicy och redan beslutade hållbarhetsprinciper.

Arbetsordningen är avgörande. Enligt Staffan Söderberg, ordförande i den svenska arbetsgruppen SIS/TK 478, bör första steget vara att organisationen beslutar principerna för det hållbara inköpsarbetet, till exempel affärsetik och transparens. Kravprofilen blir då en operationalisering av ett fattat principbeslut, inte ett fristående dokument. Offentlig verksamhet kan stödja samma principer med angränsande standarder som SS 854000:2021 för hållbar utveckling i kommuner och regioner, SS-EN ISO 26000:2021 om samhällsansvar och SS-ISO 37001:2025 mot mutor.

Sammanfattning av nyckelstandarder för hållbar upphandling i Sverige

Kartlägg kategorin och leverantörskedjan

Kartläggningen ska följa kategorin genom hela livscykeln. Nästa steg enligt Söderberg är att söka efter "ohållbarheter" i leverantörskedjan. Han ger exemplet att ett svenskt företag som köper läkarrockar från Bangladesh behöver sätta sig in i situationen tidigt i kedjan, hos dem som odlar bomullen – risken finns långt före den egna direkta leverantören.

Beställaren behöver en metodik för att bedöma intyg och göra grundliga uppföljningar hos leverantörerna, vilket enligt Söderberg är just vad standarden ska möjliggöra. Standarden ger också vägledning om livscykelkostnad: inköpskostnaden behöver vägas mot kostnader och effekter under hela nyttjandet. Notera vilka nivåer i kedjan kategorin faktiskt påverkar, och vilka av dem ni kan ställa krav på och följa upp.

Prioritera relevanta hållbarhetsområden

Vägledningen för hållbar upphandling vilar på 37 områden, bland dem arbetsrätt, arbetsmiljö och antikorruption. Hållbarhet handlar enligt Söderberg inte bara om miljö, utan om allt som påverkar samhället – från etik och mångfald till arbetsmiljö och mänskliga rättigheter. Standarden svarar på praktiska frågor som hur man prioriterar vid inköp och minimerar miljöpåverkan, och Söderberg beskriver arbetet som starkt inriktat på att undvika det ohållbara.

Utgå från var kategorin kan medföra påverkan och välj de områden där ni kan ställa krav som går att verifiera. Antikorruption har stöd i SS-ISO 37001:2025 om ledningssystem mot mutor. Universell design – design av produkter, tjänster och miljöer som är användbara för så stor del av befolkningen som möjligt utan särskild anpassning – fick ökat genomslag i standarden genom det svenska arbetet. Sverige och SIS bidrog också till tydligare vägledning om livscykelkostnad.

Formulera krav och kriterier

Prioriteringarna ska landa i förfrågningsunderlag och kravspecifikation. Enligt Ekocentrum ger standarden råd om hur hållbarhetskrav integreras i just förfrågningsunderlag och kravspecifikationer. Björn Nilsson vid SIS ser ett stort värde i att kunna luta sig mot standarden i praktiskt arbete och i förfrågningsunderlag. Formulera kraven som ska-krav eller utvärderingskriterier i den ordning de ska prövas, så att kategori, nivå och uppföljningsmetod framgår av varje krav.

Varje krav behöver en motsvarighet i bevis: intyg, dokumentation eller svar i leverantörsdialogen. Skriv därför kravet och dess underlag i par. Om ett krav inte kan verifieras genom handling bör det i stället följas upp via leverantörsdialog eller revision.

Samverka mellan inköp och hållbarhet

Enligt Söderberg är den viktigaste utgångspunkten för hållbar upphandling ett nära samarbete mellan hållbarhetsexperter och inköpsexperter. Grupperna använder olika fackspråk och har mycket att lära av varandra, och organisationen behöver oftast börja med att förtydliga vissa uttryck – även de mest grundläggande: Vad är hållbarhet för oss? Och vad är inköp? Svaren avgör vilka krav som hamnar i profilen och vem som äger dem.

Att flera kompetenser granskar kravprofilen har stöd i hur standarden togs fram: arbetet i den svenska kommittén SIS/TK 478 samlade många intressenter, bland andra Funktionsrätt Sverige, och respekt för mänskliga rättigheter, tillgänglighet och socialt ansvarstagande var ledord. Samtliga figurer i standarden beskrivs i text, vilket gör materialet läsbart även med skärmläsare – samma tillgänglighetskrav kan ställas på era egna förfrågningsunderlag.

Förankra och besluta om kravprofilen

Standarden kan användas för att se var den egna organisationen ligger och var svagheter och styrkor finns, vilket ger underlag inför beslutet. Dokumentera vad som beslutats, av vem och med vilka avgränsningar, så att kravprofilen kan åberopas direkt i kommande förfrågningsunderlag.

Följ upp och uppdatera över tid

Kraven följs upp i kontraktet och i leverantörskedjan. Enligt Söderberg handlar arbetet mycket om att beställaren ska kunna följa upp att leverantörskedjan fungerar. Koppla varje krav i profilen till en uppföljningsaktivitet, ett ansvar och en tidpunkt.

Enligt Björn Nilsson, projektledare vid SIS, görs en första avstämning av ISO 20400 tre år efter publiceringen, då det beslutas om standarden ska arbetas om eller fortsätta i befintligt skick. Nationella standarder uppdateras på samma sätt – SS 854000 gavs i en version från 2021 efter att ha uppdaterats i linje med Agenda 2030. Bestäm en fast takt för översyn av kravprofilen, så att den fångar ändrade behov, nya risker i kedjan och uppdaterad vägledning.