Så ställer du frågor till leverantörer före anbud

Därför är frågor före anbud avgörande

Upphandlingsmyndigheten konstaterar att leverantörer behöver all relevant information för att kunna lämna kompletta anbud, och att de alltid har möjlighet att ställa frågor och få svar från den upphandlande organisationen inom en angiven tid. Det formella verktyget är kompletterande upplysningar, ofta kallat frågor och svar. En upphandlande myndighet eller enhet ska på begäran av en leverantör lämna sådana upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista dag för anbud. Vid påskyndat förfarande är fristen fyra dagar. Förutsättningen är att leverantören har begärt upplysningarna i god tid.

Frågor och svar minskar också risken för missförstånd. I en juridisk krönika i Inköpsrådet skriver Johan Stern och Björn Bergström, Ramberg Advokater, att överprövningar bland annat kan bero på ”rena missförstånd på grund av bristande kommunikation”. Stockholms stad är inne på samma linje och uppmanar leverantörer: ”Är något oklart i upphandlingsdokumenten – fråga!”

Läs upphandlingsdokumenten och hitta oklarheterna

Mercell rekommenderar att du börjar med att noga läsa igenom upphandlingsdokumenten. Där beskrivs målen med upphandlingen, tekniska krav, tidslinjer och utvärderingskriterier. Stockholms stad kompletterar med rådet att läsa hela anbudsunderlaget. Gå igenom underlaget avsnitt för avsnitt och markera oklarheter. Utöver Mercells fyra områden – mål, tekniska krav, tidslinjer och utvärderingskriterier – finns ofta avtalsvillkor och krav på dokument och bevis som du behöver kontrollera.

Stockholms stad påminner om att möjligheten att komplettera anbudet i efterhand kan vara mycket begränsad, och att alla frågor som ställs i upphandlingsdokumenten därför behöver besvaras klart, tydligt och fullständigt. Samtidigt ska du inte lämna in mer underlag, information eller material än det som efterfrågas. Formulera därför frågor om sådant som är otydligt innan du bygger anbudet.

Ställ frågorna i rätt kanal i god tid

Frågor ställs i den kanal som anges i upphandlingsdokumenten. Stockholms stad hänvisar till funktionen ”Frågor och svar” i sin annonsportal i Kommers, och råder leverantörer att ha koll på frågor och svar under hela anbudstiden. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska den upphandlande organisationen ange ett sista datum för att ta emot frågor, så att alla anbudsgivare hinner ta del av svaren innan de lämnar anbud. Kontrollera det datumet i just ditt underlag.

Upphandlingsmyndigheten anger att kompletterande upplysningar ska lämnas senast sex dagar före sista anbudsdag, och senast fyra dagar före vid påskyndat förfarande. Det gäller under förutsättning att du har begärt upplysningarna i god tid. Väntar du för länge kan du alltså inte räkna med svar inom de fristerna. Stockholms stad framhåller också att du som anbudsgivare ska bevaka den e-postadress du angett när du registrerade ditt intresse: staden skickar ny viktig information under anbudstiden till den adressen, och även tilldelningsbeslutet skickas dit.

Tidsfrister för frågor och svar i offentlig upphandling

• Sista datum för att ställa frågor — Innan anbudstiden slutar

Formulera frågor som ger tydliga svar

Mercell råder leverantörer att inte tveka att ställa frågor om något i upphandlingen är oklart, eftersom en tidig dialog visar att du är engagerad och verkligen vill förstå uppdraget. Stockholms stad uppmanar på samma sätt att fråga när upphandlingsdokumenten är oklara. För att få användbara svar: var specifik, hänvisa till avsnitt och punkt, och undvik egna antaganden. Exempel på frågor är: Avser kravet i avsnitt X att vi ska göra A eller B? Hur kommer utvärderingskriteriet Y att tillämpas? Är avtalsvillkoret Z tvingande? Vilka dokument och bevis ska bifogas?

Mercell betonar att transparens är en grundpelare i offentlig upphandling, och att sättet du kommunicerar på – både i anbudet och i dialogen med köparen – påverkar hur trovärdig du uppfattas. Om prisstrukturen är oklar, ställ frågor om hur priset ska specificeras och vad som ingår, så att du kan lämna en detaljerad och uppdelad prisstruktur. Mercell varnar samtidigt för att dolda kostnader eller oklara villkor skapar misstro.

Följ upp alla svar under anbudstiden

Upphandlingsmyndigheten slår fast att kompletterande upplysningar ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingen, och att alla ska få ta del av informationen vid samma tidpunkt oavsett vem som begärde den. Du kan alltså inte räkna med att få ett privat svar som bara du ser. Följ därför frågor och svar löpande under hela anbudstiden, och bevaka din e-post enligt Stockholms stads råd. Nya svar kan påverka hur du utformar anbudet.

Anbudstiden kan behöva förlängas. Upphandlingsmyndigheten anger två situationer där tidsfristen för att lämna anbud ska förlängas: att den upphandlande organisationen inte har lämnat kompletterande upplysningar inom de tidsfrister som gäller, och att organisationen gör väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten. Vad som är en väsentlig förändring beror på omständigheterna i den enskilda upphandlingen; en måttstock kan vara om en leverantör som avstått från att lämna anbud efter ändringen bedömer att upphandlingen är av intresse. Förlängningen ska stå i proportion till informationens eller ändringens vikt.

När du bör ta hjälp – och vanliga fallgropar

Mercell uppger att allt fler leverantörer söker juridisk rådgivning redan under anbudsfasen, för att bättre förstå hur krav ska tolkas eller om det finns skäl att begära förtydliganden från den upphandlande myndigheten. Att involvera juridisk kompetens i ett tidigt skede blir allt viktigare i takt med att kraven på leverantörer ökar. Mercell beskriver att upphandlingsrätten till stor del är en ramlagstiftning, och att rättspraxis avgör hur reglerna tillämpas i praktiken. Enligt upphandlingsjuristen Jimmy Carnelind på MAQS Advokatbyrå bygger EU:s upphandlingsdirektiv på principen att leverantörer ska kunna ifrågasätta upphandlingar som inte genomförts korrekt: ”De ska säkerställa att konkurrensen är rättvis och transparent.”

Vanliga fallgropar enligt Stockholms stad: att inte svara på alla frågor i upphandlingsdokumenten, att lämna in för mycket eller fel underlag, och att missa att kontrollera anbudet innan det lämnas. Staden påminner om att möjligheten att komplettera anbudet i efterhand kan vara mycket begränsad, och att alla frågor som ställs ska besvaras klart, tydligt och fullständigt. Kontrollera att allt är besvarat och finns med, och att samtliga bilagor är på svenska om anbudet ska lämnas på svenska.

En annan fallgrop är att fråga för sent. Upphandlingsmyndighetens tidsfrister – sex dagar före sista anbudsdag, eller fyra dagar vid påskyndat förfarande – gäller bara om du har begärt upplysningarna i god tid. I en juridisk krönika i Inköpsrådet argumenterar Johan Stern och Björn Bergström vid Ramberg Advokater för att ingen överprövning ska ske utan att parterna först haft en dialog för att utreda eventuella missförstånd, och att en fråga som hade kunnat prövas redan före eller under anbudstiden inte ska kunna prövas efter beslut om tilldelning. De nämner exempel som frågor om avtalstid, om det är ett ramavtal eller inte, om utvärderingsmodellen är tillräckligt tydlig, jävsfrågor eller om en takvolym, ett värde och en kvantitet är angivet. Det talar för att ta upp oklarheter i tid, inte efter att kontraktet är tilldelat.