Så väljer du utvärderingsmodell för kvalitet och pris

Vad som står på spel när modellen väljs

Anbudsutvärderingen är en av de mest centrala delarna i en upphandling. Den upphandlande organisationen ska utse det anbud som bäst motsvarar det efterfrågade behovet på det sätt som angetts i upphandlingsdokumenten. Syftet är att bedöma anbudens konkurrenskraft och utse vinnaren (Upphandlingsmyndigheten).

Utvärderingsmodellen avgör vilket beteende som belönas. Får kvalitet stort genomslag lockas leverantörer som satsar på utförande, organisation och kompetens. Ligger utvärderingen nära en ren prisjämförelse belönas lågt pris. Leverantörerna ska redan i upphandlingsdokumenten kunna se hur deras anbud kommer att utvärderas (Upphandlingsmyndigheten).

Modellvalet är en del av upphandlingsstrategin och hänger samman med kravställning och marknad. Svensk offentlig upphandling omsätter över 1 000 miljarder kronor årligen, drygt en sjättedel av Sveriges BNP (Upphandlingsmyndigheten). Hur modellerna utformas får därför genomslag långt bortom den enskilda affären.

Börja i behovet och marknaden

Utvärderingsgrunden bör väljas utifrån din marknadsanalys (Upphandlingsmyndigheten). Vet du hur många leverantörer som kan tänkas lämna anbud, vad de konkurrerar med och var skillnaderna finns, blir det lättare att avgöra om priset eller kvaliteten ska avgöra affären.

Tilldelningskriterierna ska ha anknytning till upphandlingsföremålet, ha skiljande effekt och ge ett mervärde. De ska leda till att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kan identifieras (Upphandlingsmyndigheten). Kriterier som alla leverantörer uppfyller lika väl skiljer inte anbuden åt och tillför inget.

Osäkerheten om vilka kombinationer av pris och kvalitet som är möjliga bör också styra. En sammanvägning av pris och kvalitet är lämplig när den osäkerheten råder (Konkurrensverket, Uppdragsforskningsrapport 2009-10 Att utvärdera anbud, Bergman). Är kvaliteten standardiserad och går att beskriva i tydliga krav kan priset bära utvärderingen.

Vissa förfaranden har särskilda regler för vilken utvärderingsgrund som ska användas, till exempel konkurrenspräglad dialog eller innovationspartnerskap (Upphandlingsmyndigheten).

Steg-för-steg-process för att välja rätt utvärderingsmodell

Tre grunder – och när de passar

Vid upphandlingar över tröskelvärdena ska det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas. Det utvärderas på någon av tre grunder: bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris (Upphandlingsmyndigheten).

Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet används när kvalitet ska vägas in, och gäller enligt LOU och LUF. Väljer du den – eller kostnad – ska tilldelningskriterierna som huvudregel viktas inbördes (Upphandlingsmyndigheten).

Ren prisutvärdering fungerar när kvaliteten redan är tydligt kravställd. Upphandlingsjuristen Per Werling på E-Avrop rekommenderar att först och främst utvärdera enbart pris med en tydligt kravställd kvalitet, och bara om det inte går att använda en påslag-/avdragsmodell (Inköpsrådet).

Grunden kostnad används när livscykelkostnader eller andra kostnader än själva priset ska jämföras.

Tre utvärderingsgrunder i svensk offentlig upphandling

Undvik relativa modeller

Utvärderingsmodeller delas traditionellt in i absoluta och relativa, och därutöver i monetära respektive poängmodeller. Det finns också olika kvotmodeller för den som hellre räknar kvot än summerar (Per Werling, upphandlingsjurist på E-Avrop, i Inköpsrådet).

Relativa modeller utgår från hur anbuden förhåller sig till varandra. De kan påverkas av irrelevanta faktorer och är enkla att manipulera (Per Werling, upphandlingsjurist på E-Avrop, i Inköpsrådet). Ett anbuds utfall kan då förändras av vilka andra anbud som råkar komma in, inte bara av anbudets egen kvalitet och pris.

Kartläggningen av 250 konsultupphandlingar från 2022 visar hur användningen ser ut i praktiken: av de 205 upphandlingar som varken använde grunden pris eller kostnad användes en relativ poängräkningsmodell i endast två, medan samtliga övriga använde en absolut påslag-/avdragsmodell (Inköpsrådet).

Rekommendationen är att använda absoluta modeller, särskilt påslag-/avdragsmodeller, när pris och kvalitet ska vägas samman. Då beror ett anbuds utfall på anbudet självt och på de förutbestämda vikterna, inte på konkurrenternas inbördes relation.

Fördelar och nackdelar med relativa jämförelsemodeller

Statistik över utvärderingsmodeller i svenska konsultupphandlingar (2022)

Påslag, avdrag eller poäng

Det finns tre praktiska vägar. Den första är att utvärdera enbart pris med en tydligt kravställd kvalitet – kvaliteten säkras då i kraven i stället för i utvärderingen. Den andra är en påslag-/avdragsmodell, där kvalitet i form av mervärde räknas av eller läggs på priset. Den tredje är poängsättning med sammanvägning av pris och kvalitet, som används när flera kvalitetsaspekter behöver vägas mot varandra (Inköpsrådet respektive Upphandlingsjuristen).

Oavsett väg ska det framgå vilka kriterier som bedöms, hur stor betydelse varje kriterium har och vad som krävs för olika poängnivåer. I vissa upphandlingar används poäng, i andra mervärdesavdrag, påslag eller en sammanvägning av pris och kvalitet. Utvärderingsmodellen visar vilka delar av anbudet som kan påverka konkurrenskraften (Upphandlingsjuristen).

Ett kriterium med hög vikt bör normalt få mer tid, bättre underlag och en mer genomarbetad beskrivning än en fråga som bara har begränsad betydelse för slutresultatet (Upphandlingsjuristen).

Kriterier som går att förstå och vikta

Kriterierna ska vara tydligt formulerade så att leverantörerna kan tolka dem på samma vis. Det ska också framgå vilken betydelse de har i förhållande till varandra i utvärderingen (Upphandlingsmyndigheten).

Kvalitetsaspekter som kan användas som tilldelningskriterier är exempelvis genomförande, leveranstid, organisation, kompetens, service, tekniska egenskaper, miljöprestanda eller metoder för kvalitetssäkring (Upphandlingsjuristen). Välj aspekter där leverantörerna faktiskt kan skilja sig åt och där skillnaden har betydelse för det som ska levereras.

Vikten eller prioriteringen ska redovisas så att en utomstående förstår vilka kriterier som bedöms, hur stor betydelse varje kriterium har och vad som krävs för olika poängnivåer. Används poäng, avdrag eller påslag ska samma nivåer vara kända i förväg (Upphandlingsjuristen).

Kvalitetssvar som går att bedöma

Undvik öppna frågor av typen ”beskriv hur ni tänker genomföra uppdraget” och använd binära skalor så ofta som möjligt (Per Werling, upphandlingsjurist på E-Avrop, i Inköpsrådet). Ju mer svaret kan besvaras med ja eller nej mot ett dokumenterat förhållande, desto mindre utrymme för godtycke.

Ett kvalitetssvar behöver vara tydligt kopplat till det som faktiskt efterfrågas, konkret, möjligt att kontrollera och konsekvent med övriga delar av anbudet. Det räcker inte att leverantören i allmänna ordalag beskriver att företaget erbjuder hög kvalitet (Upphandlingsjuristen).

Skilj på obligatoriska krav och tilldelningskriterier. Ett obligatoriskt krav måste normalt uppfyllas för att anbudet ska gå vidare till utvärdering, medan ett tilldelningskriterium bedömer hur väl anbudet motsvarar det som värderas utöver miniminivån (Upphandlingsjuristen).

Kräv den dokumentation som behövs för bedömningen. Den upphandlande organisationen kan bara bedöma det material som leverantören har lämnat och det som enligt upphandlingsdokumenten får vägas in i utvärderingen. Erfarenhet, kompetens och väl fungerande arbetssätt ger därför inte automatiskt poäng; om de inte beskrivs på det sätt som efterfrågas får de liten eller ingen betydelse (Upphandlingsjuristen).

Fallgropar att känna igen

Oklara kriterier är en fallgrop. Enligt huvudregeln ska kriterierna vara tydligt formulerade just för att leverantörerna ska kunna tolka dem på samma vis (Upphandlingsmyndigheten). Kriterier som lämnar utrymme för olika tolkningar gör utvärderingen svår att försvara och kan leda till att upphandlingen ifrågasätts. SmåKom har i sitt remissvar pekat på behovet av att minska antalet överprövningar i svensk upphandling och lyft fram utvecklade utvärderingsmodeller och väl formulerade kvalitetskrav som en del av lösningen.

Lågt pris som konkurrensmedel har en baksida. I SmåKoms remissvar med anledning av Upphandlingsutredningens delbetänkande finns flera exempel på prisdumpning och på taktiska förändringar av levererade varor och deras priser som möjliggör en successiv höjning av priserna. En utvärderingsmodell som bara belönar lägsta pris utan att kvaliteten är kravställd och följs upp riskerar därför att ge sämre kvalitet över kontraktstiden.

Checklista inför valet

1. Utgå från marknadsanalysen när du väljer utvärderingsgrund. 2. Kontrollera att varje tilldelningskriterium har anknytning till upphandlingsföremålet, har skiljande effekt och ger ett mervärde. 3. Koppla kvalitetskriterierna till konkreta, kontrollerbara svar och ange vad som krävs för olika poängnivåer, avdrag eller påslag. 4. Skilj på obligatoriska krav och tilldelningskriterier. 5. Läs modellen med leverantörens ögon: det ska vara tydligt redan i upphandlingsdokumenten hur anbudet kommer att utvärderas.

Checklista inför valet av utvärderingsmodell