Så ställer du certifieringsfrågor vid leverantörsintervju

Varför certifieringsfrågor hör hemma i leverantörsintervjun

Certifiering kan visa struktur och kvalitetsarbete. Enligt SIS är ISO 9001 standarden för kvalitetsledning, och certifieringen visar att kvalitetsarbetet fungerar i praktiken. Den hjälper företaget att möta krav från kunder och leverantörer, och för många är den nödvändig för att delta i upphandlingar.

För livsmedel finns IP Livsmedel, en grundcertifiering med krav på livsmedelssäkerhet, hygien, spårbarhet och redlighet. Den används ofta av verksamheter som levererar till dagligvaruhandel, grossister eller andra kunder med krav på dokumenterad livsmedelssäkerhet.

Låt intervjun verifiera vad certifikatet täcker: vilken standard det avser, vilken verksamhet som omfattas, om det är en tredjepartscertifiering och hur aktuellt det är. Ställ frågor som skiljer ett relevant certifikat från ett som bara finns på papperet.

Förbered intervjun utifrån vilken typ av certifiering som är relevant

Börja med att avgöra leverantörens roll. ISO 9001 är ett kvalitetsledningssystem för verksamhetsprocesser och används av tjänste- och varuproducerande företag, offentliga och ideella verksamheter. Ta upp ISO 9001 om du köper tjänster eller produkter där process- och kvalitetsstyrning är central.

Hanterar eller förädlar leverantören livsmedel är IP Livsmedel ofta relevant. Det är en grundcertifiering för företag som hanterar eller förädlar livsmedel, med fokus på hygien, spårbarhet, redlighet, märkning, livsmedelssäkerhet och HACCP-baserat arbete. Certifieringen har funnits sedan 2008 och över 1 000 företag har certifierat sig.

Efterfrågar du svenskt ursprung: Från Sverige är en ursprungsmärkning för mat, dryck och växter producerade i Sverige. Godkänd producent kräver en grundcertifiering, till exempel IP Livsmedel eller IP Sigill Prydnadsväxter & Plantskola; även KRAV-certifiering uppfyller grundkraven.

För ekologiska produkter: sedan 1 januari 2022 gäller förordning (EU) 2018/848 om ekologisk produktion och märkning, och livsmedelsföretag ska anmäla sin ekologiska verksamhet till Livsmedelsverket innan de släpper ut ekologiska livsmedel på marknaden. Fråga om leverantören är certifierad för ekologisk produktion och om anmälan är gjord.

Statistik om svenska certifieringar och deras användning

Frågor om certifikatets omfattning och tredjepart

Be om certifikatet och läs vad det avser. Fråga vilken standard eller regelhandbok certifieringen är utförd mot, om den är utförd av ett oberoende certifieringsorgan och vilken version av standarden som gäller.

Fråga om certifikatet omfattar leverantörens aktuella verksamhet: produkter, anläggningar, processer och avdelningar. Stämmer omfattningen med varan eller tjänsten vi köper? Kontrollera att ett åberopat certifikat inte är utgånget eller avser en annan juridisk enhet eller produktionsplats.

För Från Sverige: ansökan om märkning görs direkt hos Från Sverige, och märkningen kräver en ackrediterad grundcertifiering. Fråga vilken grundcertifiering som ligger till grund och om den är ackrediterad.

Frågor om kvalitetsledningssystemet bakom certifieringen

ISO 9001 bygger på sju principer: kundfokus, ledarskap, medarbetarnas engagemang, processinriktning, förbättring, faktabaserade beslut och relationshantering. Be leverantören beskriva hur principerna märks i det dagliga arbetet.

Fråga efter kvalitetspolicyn. Enligt Samg är en tydlig kvalitetspolicy en av de viktigaste hörnstenarna i ISO 9001. Be att få se den och fråga hur känd den är bland medarbetarna.

Fråga hur leverantören arbetar med ständiga förbättringar. SIS beskriver att det viktigaste är att arbeta med ständiga förbättringar och uppdatera ledningssystemet i takt med att verksamheten förändras. Be om exempel på en förbättring som följde efter en avvikelse eller ett kundklagomål.

Fråga om riskbaserat arbetssätt. Enligt Samg innebär ISO 9001 ett riskbaserat tänkande för att förutse och hantera risker som kan leda till reklamationer, försenade projekt och onödig resursbörda. Be om exempel på identifierade risker och åtgärder.

Fråga hur faktabaserade beslut dokumenteras: vilka mätetal följs upp, och hur används de i ledningens genomgång? Enligt Samg kan bristande kvalitet i genomsnitt uppgå till cirka 15 % av ett svenskt företags omsättning.

Frågor om livsmedelssäkerhet, hygien och spårbarhet

IP Livsmedel omfattar grundläggande krav på livsmedelssäkerhet, hygien, spårbarhet och redlighet, med fokus på hygien, spårbarhet, redlighet, märkning, livsmedelssäkerhet och HACCP-baserat arbete.

Fråga hur HACCP eller motsvarande faroanalys är upprättad och hålls aktuell. Be att få se faroanalysen och fråga hur ofta den ses över.

Fråga om hygienrutiner: rengöring, personlig hygien och rutiner för säker hantering. Be om exempel på hur hygienavvikelser hanteras.

Fråga om spårbarhet: hur kan leverantören spåra en råvara från leverantör till färdig produkt och tillbaka? Be om exempel och testa gärna genom att begära spårbarhet på en specifik batch.

Fråga om redlighet och märkning: hur säkerställer leverantören att ett livsmedel verkligen består av det som det uppges innehålla? Enligt Livsmedelsverket handlar redlighet just om detta. Fråga också hur avvikelser och dokumentation hanteras.

Frågor om ursprungsmärkning och grundcertifiering

Från Sverige är en ursprungsmärkning för mat, dryck och växter som producerats i Sverige och lever upp till märkets kriterier. Märkningen omfattar mejeri, kött, grönsaker, ägg, bröd, färdigrätter samt utvalda blommor och vissa restauranger.

Godkänd producent kräver en grundcertifiering, till exempel IP Livsmedel eller IP Sigill Prydnadsväxter & Plantskola. Även KRAV-certifiering uppfyller grundkraven för Från Sverige-ursprungsmärkning. Fråga vilken grundcertifiering leverantören har och om den är ackrediterad.

Fråga om märket avser Från Sverige eller From Sweden. From Sweden avser export inom EU och har samma kriterier som Från Sverige, Kött från Sverige och Mjölk från Sverige.

Fråga hur leverantören säkerställer att råvaran verkligen har svenskt ursprung genom hela produktionskedjan, och hur detta dokumenteras. Ursprungsmärkningen kräver en ackrediterad grundcertifiering, så certifikatet är en del av bevisningen.

Frågor om ekologisk certifiering och kontroll

Sedan 1 januari 2022 gäller förordning (EU) 2018/848 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter, samt Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2021:12) om kontroll av ekologisk produktion.

Fråga om leverantören är anmäld till Livsmedelsverket för sin ekologiska verksamhet. Från och med 1 januari 2022 ska livsmedelsföretag anmäla sin ekologiska verksamhet innan de släpper ut ekologiska livsmedel på marknaden. Det gäller företag som producerar, bereder, distribuerar, lagrar, exporterar, importerar eller säljer ekologiska produkter.

Fråga vem som utför kontrollen. Livsmedelsverket beskriver en ansvarsfördelning mellan kontrollorgan och kontrollmyndigheter. Be leverantören namnge sitt kontrollorgan och visa aktuellt certifikat.

Fråga hur redlighet och spårbarhet säkerställs för de ekologiska produkterna. Redlighet handlar om att ett livsmedel verkligen består av det som det uppges innehålla. Be om exempel på spårbarhet från ekologisk råvara till färdig produkt.

Frågor om revisioner, avvikelser och uppföljning

Fråga när den senaste revisionen genomfördes och om det finns avvikelser. Be att få se revisionsrapporten och åtgärdsplanen.

Fråga hur leverantören arbetar med avvikelsehantering. IP Livsmedel omfattar avvikelsehantering och uppföljning av verksamhetens rutiner. Be om exempel på en avvikelse och hur den åtgärdades.

Fråga hur ofta ledningssystemet ses över. Enligt SIS är det viktigaste att arbeta med ständiga förbättringar och uppdatera ledningssystemet i takt med att verksamheten förändras. Be om datum för senaste uppdatering och ledningens genomgång.

Fråga hur intern uppföljning sker: interna revisioner, egenkontroll och dokumentation. Koppla till vilka rutiner som finns och hur de efterlevs.

Fördelar och risker med att lita på certifieringar utan verifiering

Frågor om certifieringens betydelse för upphandling och kundkrav

Fråga om leverantören har mött krav på certifiering i upphandlingar. Enligt Samg kräver många uppdragsgivare, särskilt inom offentliga upphandlingar, att leverantörer är ISO 9001-certifierade för att ens få lämna offert.

Fråga om IP Livsmedel ofta efterfrågas av leverantörens kunder. IP Livsmedel förekommer ofta som en efterfrågad certifiering och används av företag som levererar till dagligvaruhandel, grossister eller andra kunder med krav på dokumenterad livsmedelssäkerhet.

Fråga om certifieringen är ett krav eller en merit i de upphandlingar leverantören deltar i, och om de kan visa intyg. Be också leverantören beskriva hur de hanterar kundspecifika krav utöver certifieringen, till exempel märkning, ursprung eller ekologiska krav.

Sammanfatta och verifiera svaren

Be om certifikatet och dess omfattning i skriftlig form. Kontrollera att det avser rätt företag, rätt anläggning och rätt produkter. Be om kontaktuppgifter till certifieringsorganet eller kontrollorganet för att kunna verifiera certifikatet.

Dokumentera intervjusvaren, till exempel i en leverantörsbedömning, och stäm av mot era egna krav innan beslut. Certifieringen är en ögonblicksbild. Fråga därför om senaste revision, avvikelser och åtgärder, och följ upp certifikatets giltighet över tid.