Så hanterar du frågor och svar under en upphandling

Frågor och svar – en del av upphandlingens kommunikation

Leverantörer kan ställa frågor under hela anbudstiden, och svaren blir i praktiken en del av det underlag som anbuden bygger på. Därför regleras kommunikationen mellan myndighet och leverantör i upphandlingslagstiftningen. I 2007 års upphandlingslag (SFS 2007:1091) fanns 9 kap. om kommunikation, information och dokumentation, medan tidsfrister för att komma in med anbudsansökningar och anbud behandlades i 8 kap. Lagen är upphävd sedan 2017 och ersatt, men uppdelningen visar att svar inte är en sidoföreteelse utan en del av förfarandet.

I upphandlingssystem kan frågor och svar hanteras inom ramen för upphandlingsprojektet. e-Avrops kunskapsdatabas beskriver till exempel avsnitten ”Frågor, svar och meddelanden” och ”Dialog med leverantören”, vid sidan av avsnittet ”Dateringar”.

En fungerande hantering behöver täcka fem saker: var frågor tas emot, vilken dag de senast får komma in, vem som formulerar svaret, hur svaret publiceras så att alla ser det samtidigt, och hur ändringar av underlaget spåras.

Sätt en tydlig sista dag för frågor

Tre datum återkommer i upphandlingssammanhang: sista dag att ställa frågor, anbudstidens utgång och anbudens giltighetstid. Det är de tidsfrister som Valdemarsviks kommun lyfter fram som typiska för en upphandling. Alla tre ska framgå tydligt av förfrågningsunderlaget, så att en leverantör kan planera sin fråga, sitt anbud och hur länge anbudet står fast.

Frågefristen behöver läggas med marginal före anbudstidens utgång. Mellan sista frågedag och anbudstidens utgång ska myndigheten hinna samla in frågorna, stämma av svaren internt, publicera dem och leverantörerna hinna ta del av dem och justera sina anbud. Är frågefristen alltför nära anbudstidens utgång uppstår två problem: svaren blir forcerade, och leverantörer som redan arbetat klart med sitt anbud kan inte längre använda informationen.

Anbudstidens utgång är samtidigt det yttre ramverk som frågefristen måste förhålla sig till, eftersom tidsfristen för att komma in med anbud styrs av regler. I den tidigare upphandlingslagen (2007:1091) angavs att tidsfristen för att komma in med anbud vid öppet eller selektivt förfarande bör vara minst 36 dagar och inte i något fall kortare än 22 dagar. Frågefristen kan därför inte förläggas hur sent som helst utan att det finns utrymme kvar att svara inom anbudstiden.

Ange också vad som händer med frågor som kommer in efter sista frågedag. Det kan till exempel vara att frågor efter fristen inte besvaras, eller att de bara besvaras om de kan hanteras utan att underlaget ändras. Vilken ordning som gäller ska vara känd i förväg, inte avgöras från fall till fall.

Tre centrala datum i en upphandling

Ta emot frågor och publicera svaren

Styr frågorna till en kanal: meddelandefunktionen i upphandlingssystemet eller en särskild e-postadress som anges i förfrågningsunderlaget. Frågor som kommer via telefon eller i möten ska skriftliggöras och hanteras som alla andra frågor, annars går de inte att visa upp i efterhand.

Bestäm vem som svarar. En upphandlare eller inköpare håller i tråden och formulerar svaren, med sakgranskning från verksamheten eller den specialist som äger kravet. Juridiskt stöd kopplas in när frågan gäller kravnivåer, utvärderingskriterier eller ändringar av underlaget. Ett svar per fråga, med ett språk och en linje – motstridiga svar i samma upphandling är svåra att försvara.

Svara skriftligt och publicera till alla samtidigt. Svaret lämnas genom upphandlingens meddelandefunktion eller på annonsplatsen, så att samtliga leverantörer får samma information vid samma tidpunkt. Ingen leverantör ska kunna få ett svar före någon annan, och den som ställde frågan ska inte heller få ett mer utförligt svar än övriga.

Logga varje fråga med datum, frågans innehåll, vem som svarade och när svaret publicerades. Loggen är både ditt arbetsredskap under upphandlingen och det underlag du visar upp om en leverantör begär överprövning eller ställer frågor om hur förfarandet gått till.

Så hanterar du inkomna frågor

Likabehandling och öppenhet styr hur du svarar

Fem upphandlingsprinciper styr vad du får säga och till vem: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Freja Partner beskriver dem som de principer som genomsyrar upphandlingslagstiftningen och som gör att upphandlingen ska vila på saklig grund, behandla alla leverantörer lika och hålla vid en rättslig prövning.

Icke-diskriminering får direkta konsekvenser för svaren. Enligt samma källa får en upphandlande myndighet inte ställa krav i upphandlingen som bara svenska företag kan uppnå, och leverantörer från det egna landet får inte prioriteras eller favoriseras på annat sätt. Principen gäller även om myndigheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska delta. Ett svar som i praktiken lägger till ett krav på system eller certifiering som bara svenska företag kan uppnå strider därför mot icke-diskrimineringsprincipen.

Proportionalitet avgör hur långt ett förtydligande får gå. Begär bara den information som behövs för att kunna bedöma det som faktiskt efterfrågas, och lägg inte till dokumentationskrav i svaret som inte följer av de krav som redan ställts. Ett svar som kräver mer än vad kravet motiverar gör upphandlingen svårare att försvara och trängre för leverantörerna.

Öppenhet innebär att svaren är tillgängliga för alla på samma villkor. Om en leverantör ställer en fråga som leder till ett klargörande, tillför klargörandet alla leverantörer – det får inte bli en informell väg för en enskild leverantör att få sina förutsättningar bekräftade.

Fem upphandlingsprinciper som styr svaren

När svaret ändrar förutsättningarna

Skilj på två typer av svar. Det ena är ett förtydligande: svaret förklarar vad som redan står i underlaget, utan att krav eller villkor förändras. Det andra är en ändring: svaret innebär att krav, villkor eller utvärdering förändras i sak. Förtydliganden kan publiceras i fråge- och svarsloggen. Ändringar ska hanteras som en ändring av förfrågningsunderlaget och dokumenteras som en sådan.

Publicera ändringen till samtliga leverantörer genom upphandlingens meddelandefunktion eller annonsplats, på samma sätt som övriga svar. Skriv ut vad som ändras och vilken lydelse som gäller i stället för den tidigare, så att det går att se vilken version av underlaget som anbudet ska utgå från. Håll ändringen så nära den ursprungliga frågan som möjligt: ett svar får inte bli ett tillfälle att i efterhand skruva på krav eller utvärderingskriterier.

Bedöm därefter om anbudstiden behöver ses över. Om ändringen påverkar vad leverantörerna ska räkna på eller dokumentera, behöver de tid att arbeta om sina anbud – annars lämnar leverantörerna anbud på olika förutsättningar beroende på när de läste underlaget. Tidsfrister för anbud reglerades i 8 kap. i den tidigare upphandlingslagen (2007:1091). Frågan om förlängning ska därför avgöras mot de frister som gäller för upphandlingen, inte mot hur mycket tid som råkar finnas kvar i projektplanen.

Dokumentera både ändringen och beslutet om anbudstiden: vad som ändrades, när det publicerades, vilka som nåddes och om anbudstiden förlängdes eller inte. Tidsstämplarna i upphandlingssystemet är det enklaste sättet att visa detta i efterhand.

Förtydligande eller ändring?

En rutin att återanvända i nästa upphandling

Checklista att återanvända i nästa upphandling: (1) ange en kanal för frågor i förfrågningsunderlaget, (2) ange sista dag att ställa frågor och vad som gäller för frågor som kommer in efter fristen, (3) utse en ansvarig upphandlare eller inköpare och eventuell sakgranskning, (4) svara skriftligt och publicera till alla leverantörer samtidigt, (5) logga fråga, datum, svar och publiceringstidpunkt samt hantera ändringar av underlaget som ändringar.

Förvara loggen och tidsstämplarna tillsammans med övrig upphandlingsdokumentation, så att rutinen kan upprepas och visas upp i efterhand.

Checklista för frågor och svar i nästa upphandling