Så använder du upphandlingsportaler för att nå leverantörer

Portalen är mötesplatsen – inte bara en annonsplats

Offentliga upphandlingar annonseras normalt i elektroniska annonsdatabaser. Har du inte lämnat anbud tidigare måste du skapa ett användarkonto för att komma åt upphandlingen och upphandlingsdokumentet. Därefter sker kommunikationen mellan myndighet och leverantör via annonsdatabasen, och det är också där företag kan ställa frågor. Portalen är ingen anslagstavla vid sidan av affären: den är kanalen där kontakten uppstår, dokumenten hämtas och frågorna besvaras. Lagstiftaren har byggt in samma logik. Lagen om offentlig upphandling har särskilda kapitel om elektroniska metoder för upphandling (8 kap.), annonsering av upphandling och inbjudan till anbudssökande (10 kap.) samt kommunikation, information till leverantörer och dokumentation (12 kap.).

Att upphandlingen publiceras i en databas betyder inte att konkurrensen är hård. Enligt Svenskt Näringsliv är det generellt få företag som ger sig in i offentliga upphandlingar – vanligast är bara två anbud. Kommuner och kommunala bolag står för sju av tio annonserade upphandlingar, vilket gör den lokala eller regionala annonskanalen mest relevant för många affärer.

Där leverantörerna faktiskt letar – och varför en kanal inte räcker

Leverantörer bevakar sällan bara en källa. Officiella myndighetsportaler är centrala upphandlingsportaler där offentliga upphandlingar publiceras. De är oftast kostnadsfria och innehåller annonser från kommuner, regioner och statliga myndigheter – i Storbritannien är Contracts Finder den officiella kanalen. På EU-nivå listar TED (Tenders Electronic Daily) upphandlingar från hela unionen. Kommersiella plattformar som Mercell samlar upphandlingar från flera myndigheter på ett ställe. Branschspecifika upphandlingsplattformar finns inom exempelvis bygg och IT och ger mer riktade listor, vilket kan spara tid jämfört med bredare myndighetsportaler.

Den kanal som lätt glöms bort är din egen. Mindre upphandlingar listas inte alltid på de stora plattformarna, och kommunala och regionala myndigheter publicerar ofta egna upphandlingar direkt på sina webbplatser. Direktupphandlingar – affärer under vissa beloppsgränser – kan genomföras utanför de stora förfarandena, men även sådana bör annonseras enligt Svenskt Näringsliv. För dig som avsändare: publicera parallellt i annonsdatabasen och på din egen webbplats, och komplettera med de branschkanaler där dina typiska leverantörer redan finns.

Viktiga statistik om offentliga upphandlingar i Sverige

Fördelar och nackdelar med olika upphandlingskanaler

Skriv annonsen så att den hittas i filtreringen

Leverantörer läser inte allt som publiceras. De begränsar sökningen utifrån bransch, region eller typ av upphandling och använder sökord – den som säljer IT-tjänster söker exempelvis på ord som IT, mjukvara eller system. Därför avgör titel, kategori, ort och sammanfattning om din annons hamnar i en bevakning eller försvinner. Lägg branschtermen och den geografiska platsen tidigt, både i rubriken och i den korta beskrivningen.

Bygg annonsen kring det en leverantör behöver för att snabbt avgöra om den är relevant: vad som ska köpas, var eller varifrån tjänsten ska utföras, avtalstidens längd, uppskattad volym, vilket förfarande som används (förenklad eller öppen upphandling) och sista anbudsdag. Använd branschens egna ord i stället för interna förkortningar och projektnamn. En kategori som motsvarar det du köper ger träffar i rätt bevakning; en felaktig kategori ger antingen inga träffar eller irrelevanta anbud.

Krav och formalia som bjuder in istället för att skrämma bort

Miljöbestämmelser och sociala hänsyn ska följas, och kraven måste gå att följa upp. Det är den första kontrollen en ny leverantör gör: kan vi visa det ni frågar efter? Utvärderingsmodellen spelar samma roll – upphandlare utgår i huvudsak från pris, förhållandet mellan pris och kvalitet samt livscykelkostnader. Skriv ut vilken modell som gäller och vad som ger poäng, så att leverantören kan räkna på sitt anbud i stället för att gissa.

Kraven måste också tåla principerna bakom svensk upphandlingslagstiftning: leverantörer får inte diskrimineras på grund av nationalitet, alla ska behandlas lika, processen ska vara öppen och kunna förutses, och kraven ska ha ett naturligt samband med det som upphandlas och vara rimliga. Krav som saknar samband med affären eller inte går att verifiera skrämmer bort seriösa anbudsgivare utan att höja kvaliteten.

Formalia är avgörande: all information som myndigheten efterfrågar måste finnas med och stå på rätt plats i upphandlingsdokumenten – annars riskerar anbudet att uteslutas på teknikaliteter snarare än på pris eller kvalitet. En tydlig förteckning över vilka handlingar som ska lämnas, var de ska lämnas och i vilket format minskar den risken. Lagen har egna kapitel om uteslutning av leverantörer (13 kap.), kvalificering (14 kap.) samt egen försäkran och utredning om leverantörer (15 kap.).

Dialog före annonsen: gör dig känd som avsändare

Upphandlingsmyndigheten uppmanar leverantörer att vara aktiva och undersöka vilket behov den offentliga sektorn har av deras produkter och tjänster och hur dessa köps in. Genom kontinuerlig dialog kan leverantören presentera sina erbjudanden och förslag på lösningar. Samma dörr fungerar åt andra hållet: bjud in marknaden att beskriva kapacitet, tekniska möjligheter och vilka varianter som faktiskt finns innan kravställningen låses. Det ger dig underlag för krav som går att uppfylla och en realistisk bild av hur många som kan lämna anbud.

Gränsen är fast. Upphandlande organisationer får inte gynna någon leverantör framför andra, och de kan inte vända sig direkt till en tidigare leverantör eller till någon de hört gott om när något ska köpas in. Dialogen ska föras öppet och lika för alla, och det du får veta ska komma alla till del – typiskt genom att behovsunderlaget sedan beskrivs i upphandlingsdokumenten.

Leverantörsträffar är ett beprövat sätt att sänka tröskeln. Vid en upphandlingsträff för Alvestas näringsliv inför ett trettiotal åhörare gav en upphandlingsexpert från Svenskt Näringsliv råd till företagare som vill lämna anbud. Även regeringen har gett Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att genomföra informationsinsatser och möjliggöra kunskapsutbyte mellan näringslivet och upphandlande organisationer, i syfte att underlätta för små och medelstora företag som erbjuder innovativa digitala tjänster att i större utsträckning delta i offentliga affärer.

Bevakning, frågor och tidsfrister – håll kanalen levande

Underlätta registreringen och påminn om den i annonsen: den som inte lämnat anbud förut måste skapa ett användarkonto för att komma åt upphandlingen och upphandlingsdokumentet. Uppmuntra leverantörer att lägga bevakning på din kategori och din region, inte bara på den enskilda affären. Kommunikationen mellan myndighet och leverantör sker via annonsdatabasen, och där kan företag ställa frågor. Svara i portalen i stället för per e-post till enskilda, så att alla anbudsgivare ser samma svar och likabehandlingen håller.

Tidsfristerna är reglerade. Annonser måste ligga ute under viss angiven tid: 21 dagar vid förenklad och 30 dagar vid öppen upphandling enligt Svenskt Näringsliv, och lagen har ett eget kapitel om tidsfrister för anbudsansökningar och anbud (11 kap.). Ange i annonsen när frågor senast får ställas och när svaren publiceras, så att leverantören kan planera sin anbudsprocess framåt i stället för att sitta och vänta på besked.

Beskriv också vad som händer efter sista anbudsdag. Anbuden utvärderas och kontrakt tilldelas enligt reglerna i 16 kap., och lagen har särskilda bestämmelser om avtalsspärr, överprövning och skadestånd (20 kap.). En leverantör som anser att en upphandlande myndighet brutit mot de grundläggande principerna eller mot lagen om offentlig upphandling kan begära överprövning hos förvaltningsrätt.